Sidens indholdSidens indhold Ved offentlige indkøb forstås offentlige organers indkøb af arbejder, varer og tjenesteydelser på nationalt plan eller EU-plan. De omfatter indkøb og indretning af kontorer, indkøb af IT-udstyr, bestilling af konsulentbistand eller teknisk bistand, gennemførelse af undersøgelser, gennemførelse af informations- og kommunikationskampagner, etablering af uddannelseskurser, indkøb af publikationer og databaseadgang. Ordregivende myndighed I ansøgningsfasen, og når en offentlig kontrakt er tildelt, anvises et særligt kontaktpunkt hos den ordregivende myndighed. Den ordregivende myndighed kan variere afhængigt af, hvordan den offentlige kontrakt forvaltes: Direkte forvaltning Når Kommissionen forvalter offentlige kontrakter direkte, fungerer den som ordregivende myndighed. Det indebærer, at Kommissionen er ansvarlig for hele tildelingsproceduren, fra offentliggørelse af udbud til tildelingsbeslutninger, undertegnelse af indkøbskontrakter og opfølgning på gennemførelsen heraf. Indirekte forvaltning Ved indirekte forvaltning overdrager Kommissionen gennemførelsen af kontrakten til en tredjepart. Det kan f.eks. være et partnerland, en international organisation eller et udviklingsagentur. I de fleste tilfælde skal den udpegede ordregivende myndighed indhente Kommissionens godkendelse ved en række milepæle frem til tildelingen af kontrakten. Hvis Kommissionen vurderer, at der foreligger pålidelige regler og procedurer, vil tilsynet blive begrænset til en efterfølgende kontrol. Delt forvaltning Kommissionen deler forvaltningen af kontrakter om eksterne indkøb med EU-landene. Kommissionen er altid ansvarlig for at offentliggøre retningslinjer for kontrakter og bekendtgørelser om kontrakttildelinger. Delt forvaltning er den mest almindelige forvaltningsform, da de nationale forvaltninger har ansvaret for at bruge ca. 75 % af EU-budgettet. EU-landene kan vælge, hvordan tildelingen skal gennemføres – f.eks. i form af tilskud eller offentlige indkøb. De regler, der er fastsat i udbudsdirektivet, gælder for EU-landene, som er ansvarlige for hele processen. Kommissionen foretager kun tilsyn og kontrol. Kontrakttyper Ved levering af tjenesteydelser, varer eller arbejder til Kommissionen underskriver begge parter (kontrahent og ordregivende myndighed) en kontrakt efter standstillperioden (normalt ti dage efter, at alle tilbudsgivere er blevet underrettet om resultatet). I kontrakten beskrives alle de tjenesteydelser og varer, der skal leveres, samt betingelserne for indsendelse, frister og eventuelle rapporterings- eller kontrolopgaver, der skal udføres af begge parter. Endvidere defineres de forskellige faser for aflevering af projektleverancer (tjenesteydelser, varer eller arbejder) og den type rapporter, som kontrahenten skal udarbejde. Der er flere typer kontrakter afhængigt af de leverede tjenesteydelser, varer eller arbejder: Direkte kontrakter eller indkøbsordrer – varerne eller tjenesteydelserne, betalinger, frister og juridiske forpligtelser defineres ved start. Kontrakten kan gennemføres uden yderligere formaliteter. Disse kontrakter anvendes til alle typer indkøb: tjenesteydelser, varer og arbejder. Rammekontrakter – definerer tjenesteydelser eller leverancer, prisliste, parter, juridisk konstruktion, varighed og indkøbsmetode ved særlige indkøb. De øvrige nødvendige dele af kontraktforholdet fastlægges på et senere tidspunkt i en specifik kontrakt. Rammekontrakter kan anvendes til tjenesteydelser og varer og anvendes sjældent til arbejder. De anvendes ikke ved byggearbejder. Specifikke kontrakter eller ordresedler – er specifikke kontrakter under en rammekontrakt. De anvendes normalt til at fastsætte leveringsdato og definere de specifikke leveringer samt eventuelle andre vilkår, der ikke er defineret i rammekontrakten. Koncessionskontrakter – er en særlig form for direkte kontrakt, som gør det muligt for en kontrahent at udføre anlægsarbejder eller levere og administrere tjenesteydelser over en længere periode, navnlig når der er krav om højt investeringsafkast. Blandede kontrakter – omhandler en kombination af bygge- og anlægsarbejder og/eller varer og/eller tjenesteydelser. De kan også omhandle en kombination af udbud og koncessioner. En koncessionskontrakt om tjenesteydelser vil f.eks. omfatte cafeterier og kantiner, salgsautomater eller en printbutik i en institutionsbygning. Ejendomskontrakter – er kontrakter, der dækker køb, udveksling, langtidsleje, brugsret samt leasing eller leje med eller uden forkøbsret af jord, bygninger eller anden fast ejendom. Betalings- og statusrapporter Afhængigt af arten af de tjenesteydelser, arbejder eller varer, der leveres, fastsættes specifikke frister for hver betaling i kontrakten. I nogle tilfælde skal kontrahenterne indsende statusrapporter sammen med deres fakturaer. Rapporterne viser, hvad der hidtil er udført i relation til udbetalingen, herunder angivelse af alle afsluttede projektleverancer, eventuelle problemer, forsinkelser osv. Ændring eller tilpasning af kontrakten I kontraktens løbetid kan der opstå situationer, hvor parterne aftaler at ændre en eller flere bestemmelser i kontrakten. Generelt må der ikke foretages væsentlige ændringer i forhold til betingelserne i den oprindelige udbudsprocedure. Der kan foretages tre typer ændringer, afhængigt af om der er tale om en udbudsprocedure eller en bekendtgørelse om tildeling: Teknisk ændring – indebærer en mindre ændring eller en ændring, der ikke berører væsentlige forhold vedrørende kontrakten. Ændring med procedure – indebærer en væsentlig ændring af kontrakten, som kræver en procedure med "udbud med forhandling" uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. Ændring af kontrakt – er en ændring af kontrakten, som ikke kræver en udbudsprocedure, men hvor ændringsbekendtgørelse offentliggøres, eller der foretages offentliggørelse på internettet. Midtvejsevaluering og benchmarking De fleste rammekontrakter indeholder bestemmelser om benchmarking og midtvejsevaluering. I henhold til benchmarkingsystemet er kontrahenten forpligtet til regelmæssigt at revidere det finansielle tilbud for at sikre overensstemmelse mellem priserne og de leverede varers teknologiske kvalitet og markedsvilkårene. Hvis det er relevant, er tidsrammen for midtvejsevaluering af, hvad der er udført, og om der stadig er overensstemmelse mellem kontraktpriser og markedspriser, også fastlagt i kontrakten. Ejerskab af resultater Ved kontraktens udløb overtager den ordregivende myndighed ejerskabet af resultaterne, medmindre andet er angivet. De intellektuelle ejendomsrettigheder er omhandlet i særlige kontraktbestemmelser. Relaterede links Offentlige udbud – vejledning til praktikere
